Rechnungsstellung aus dem Online-Kalender

Langer Weg bis zur Rechnung

Letztes Jahr haben wir gebaut, dieses Jahr kommen noch immer Rechnungen für Leistungen, die bereits Monate her sind. Das die Zahlungsmoral von Kunden sinkt, wenn eine lange Zeit zwischen Leistungserbringung und Abrechnung liegt, sollte sich eigentlich rumgesprochen haben.

“Er ist pleite, den er hat nie Rechnungen gestellt”

Leider kein Witz, sondern Realität im deutschen Traditionshandwerk. Gute Arbeit geleistet, volle Auftragsbücher – und trotzdem in Zahlungsschwierigkeiten. Schaue ich mir an, wie der Weg zur Rechnungsstellung ist, wird zumindest mir recht schnell klar, dass dies viel zu kompliziert ist. Als Handwerker muss man sich ohne IT-Kenntnisse und noch weniger Erfahrung mit Buchhaltung kryptisch hinsetzen und vom Notizblock sinnvolle Dokumente Zaubern, die dann den Kunden zum Zahlen animieren sollen.

Warum so kompliziert?

Die Termine, werden ohnehin verwaltet. Viele der Handwerker, die bei uns im letzten Jahr waren, hatten Smartphones dabei. Wieso nicht die absoluten Grundlagen miteinander verbinden.

KaReBu (Kalender->Rechnung->Buchen)

Entstanden war eine einfach Idee inkl. Versuch. Man nehme einen beliebigen Kalender (hier Google Kalender). In diesem werden wie gewohnt die Termine gespeichert. Der Titel ist die Person/Firma, bei der die Leistung erbracht wird. Das “Wo” beschreibt den Ort. Beide Informationen werden 1:1 später verwendet in den Rechnungsdaten.

Wirklich sensibel ist die Beschreibung, denn hier wird festgelegt, welche Positionen später auf der Rechnung erscheinen sollen.

 

In diesem Beispiel:
POS 3 Stk. Superklemmen 14,20€
POS 1,5 Std. Fachmeister
POS 16 km Anfahrt

Theoretisch reicht dies aus, damit eine Rechnung (Beispiel) direkt an den Kunden verschickt wird, denn im Hintergrund läuft regelmäßig folgendes:

  • Ein Script liest automatisch die Kalendereinträge aus
  • Prüft diese auf Veränderungen und erstellt Nachweise
  • Die Nachweise werden zu Rechnungen umgewandelt und die Kundendaten ergänzt
  • Fehlende Preisangaben werden aus der Preisliste ermittelt
  • Via Mail2Post Service wird die Rechnung automatisch per Post verschickt
  • Die Rechnung wird in die OP-Liste eingetragen

Praktisch kann mit einem solchen automatischen Script, bereits wenige Minuten nach Verlassen des Kunden die Rechnung in der Post liegen. Die Buchhaltung freut sich, da die Daten nicht mehr händisch abgearbeitet werden müssen und die OP-Liste sauber gepflegt ist.

Kosten

Da die Scripte mittlerweile vorhanden sind, fallen lediglich die Anpassungen an. Das Script selbst ist unter Creative Commons lizensiert und kann somit frei verwendet werden.

Setup Kosten
Angepasst werden muss für den jeweiligen Anwendungsfall (Handwerker) das Rechnunglayout und die Einstellungen welcher Kalender, welche Kontaktdaten etc… verwendet werden sollen. Ebenso sollte die Preisliste erfasst werden.

Stückkosten
Selbstverständlich kostet die Nutzung eines Mail2Print/Web2Print Angebotes etwas Geld. Bei den FullService-Anbietern, die ich bislang für den Druck und den Versand genutzt habe, fallen ca. 1,20-2,00€ pro Briefsendung an Kosten an. Zusätzlich sollte man etwas Reserve einbauen, da es immer irgendwo zu Schwierigkeiten kommen kann (fehlende Preise in der Preisliste, Falsche oder fehlender Kundenname, etc…). Mehr als 3,00€  wird dies jedoch nicht sein.

Regelmäßige Kosten
Das Script braucht natürlich etwas Wartung. Hierzu zählen nicht nur die Änderungen der MwST (sollte dies mal wieder kommen), sondern auch die Anbindung an die Buchhaltung etc… – zusätzlich muss das Script regelmäßig gestartet werden. Geht man von einer vollständigen Cloud-Lösung aus, so denke ich, dass hier 40,00€ ein kostendeckender Betrag sein sollte.

 

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